в чем заключается разница между записью и полем в базе данных

Поле-ячейка.Запись - это совокупность полей.К примеру, может быть символьное поле для внесения/хранения фамилии, поле типа дата - для даты рождения, числовое - для указания зарплаты и т. д. А вот совокупность этих полей даёт ЗАПИСЬ - как бы набор сведений по одному человеку. Сколько людей - столько и записей (правда, так бывает не всегда) . При этом и поля, составляющие эти записи, не обязаны быть заполнены все.