Как часто нужно архивировать данные?

На этот вопрос нет однозначного ответа, обычно это зависит от того, какие это данные. Личные данные вроде паролей лучше архивировать сразу в отдельную резервную копию, как только они были изменены. Не слишком нужные, подлежащие восстановлению файлы, вроде выполненных домашних заданий и закачек браузера - примерно раз в неделю, если они могут ещё пригодиться. Файлы, которые легко, но долго восстанавливать (скачанные фильмы и прочие вещи, которые легко, но долго качать ещё раз), можно вообще не добавлять в резервную копию, но если интернет дорогой и не безлимитный, то лучше это делать примерно раз в один-три месяца.