Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки.
Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему документа, которую затем последовательно развивайте.
В основной части текста должна быть изложена ситуация, выражены личные мысли и чувства по этому поводу или озвучена просьба о конкретных действиях, либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.
Текст письма должен иметь логическое завершение. Поэтому особое внимание уделите заключительной части текста. Документ не должен обрываться на полуслове, смысл послания должен иметь законченный вид.
Подпись является обязательным заключительным элементом письма. Функциональное назначение подписи двойное: во-первых, она придаёт официальному письму юридическую силу, во-вторых, удостоверяет личность автора послания.